Le coronavirus a aussi transformé les premiers mots de nos emails professionnels

Monica Torres
Quand vous prenez des nouvelles de quelqu’un par e-mail, assurez-vous que votre interlocuteur a envie d’aborder ce sujet. (Photo: Nipitphon Na Chiangmai / EyeEm via Getty Images)

VIE DE BUREAU - “J’espère que vous prenez soin de vous et que vous êtes en bonne santé en cette drôle de période!” Ainsi commençait l’e-mail qu’un publicitaire m’a envoyé suite à une demande de ma part. Aujourd’hui, ma boîte professionnelle est pleine de messages de ce type, adressés par des personnes qui ne me connaissent pas, mais qui commencent par s’enquérir de ma survie pendant la pandémie de coronavirus, avant de me parler d’échéances ou d’autres questions d’ordre professionnel.

Ces temps-ci, je ne suis pas la seule à recevoir des e-mails pleins de sollicitude de la part de collègues, de simples connaissances ou de parfaits inconnus.

“Aujourd’hui, les e-mails ressemblent à ça: J’espère que vous prenez soin de vous, que vous êtes à l’abri, que vous avez suffisamment de papier toilette et que vous êtes en bonne santé en cette période inédite, chaotique et terrifiante. Je tenais simplement à m’en assurer”, précise ce tweet. 

Personnellement, je ne sais pas vraiment comment aborder cette crise quand j’envoie un e-mail, même dans le cas de personnes avec lesquelles j’ai des contacts réguliers.

Pour le moment, quand j’écris à quelqu’un pour la première fois depuis le début de la pandémie, j’opte pour: “J’espère que vous allez aussi bien qu’il est possible de l’être en ce moment.”

“Mes e-mails professionnels avant: Salut! Mes e-mails professionnels aujourd’hui: J’espère que vos proches se portent bien”, indique ce tweet. 

Mais faut-il forcément commencer tous ses e-mails professionnels par “J’espère que vous allez bien?” Passerai-je pour quelqu’un de froid et d’insensible si je ne mentionne pas le coronavirus dans mes échanges professionnels avec des inconnus ou des connaissances? La pandémie soulève de nouvelles questions sur le bon usage des formules de politesse dans les courriers électroniques.

“Avant l’apparition du coronavirus, les e-mails étaient souvent brusques, contraignants, un brin dénués d’âme”, avance Randy Malamud, professeur d’anglais à l’université d’État de Géorgie et auteur du livre Email (Object Lessons).

Aujourd’hui, quand on demande de vos nouvelles par e-mail, on cherche peut-être vraiment à savoir comment vous allez et si vous avez besoin de davantage de flexibilité en ce moment.

“Il y a quantité de choses plus importantes que la façon de rédiger un e-mail. Mais ils font partie du quotidien. Et on en écrit beaucoup”, poursuit-il. “Même dans votre correspondance électronique, vous devez être sensible au fait que les manières d’écrire et de communiquer très normalisées sont en train d’évoluer, et qu’il est grand temps qu’elles le fassent.”

Vous avez le droit d’être lassé(e) des “J’espère que vous allez bien” incessants...

À ce stade de la pandémie, vous n’avez plus besoin de mentionner systématiquement le COVID-19 dans vos messages professionnels, explique Lisa Orbé-Austin, psychologue agréée et coach pour cadres.

“La plupart des gens n’ont pas envie d’avoir ces conversations superficielles à ce sujet”, développe-t-elle.“Si vous savez que la maladie affecte la vie de quelqu’un d’une manière ou d’une autre, vous pouvez l’interroger, mais je crois que les gens sont lassés d’en parler à tout bout de champ.”

Soyez conscients que la manière dont vous communiquez par e-mail avec un autre professionnel dépend entièrement des rapports que vous entretenez avec lui.

“Faites preuve de souplesse pour vous adapter aux différentes situations. Autorisez-vous à ne pas répéter: comment allez-vous? J’espère que vous allez bien’ à chaque fois”, précise-t-elle.

Quand vous exprimez votre sollicitude, n’en faites pas trop. Plus vous entretenez des rapports distants, plus il est acceptable de ne pas chercher à obtenir des informations que vous n’auriez pas eues d’ordinaire. “Si vous ne connaissez pas plus que cela votre interlocuteur, c’est sans doute le signe que vous ne devez pas continuer à lui poser des questions”, poursuit-elle.

En cas de doute, faites en sorte que les contacts professionnels qui ont envie de parler du COVID-19 le puissent, tout en permettant aux autres de ne pas aborder le sujet s’ils n’en ont pas envie. “Soyez attentif aux signaux que l’on vous envoie.”

Laissez la possibilité à vos collègues de se confier sur ce qu’ils traversent

Si, avant la pandémie, vous rédigiez vos e-mails machinalement, il faut reconnaître que ce geste tout bête requiert désormais davantage de réflexion et d’empathie.

“Les e-mails deviennent plus importants, car ils remplacent les interactions que nous ne pouvons plus avoir du fait du confinement”, estime Randy Malamud. Un collègue peut avoir des “choses très inhabituelles à vous dire”, même dans un e-mail de routine.

Le professeur conseille de laisser la porte ouverte, pour inviter vos collègues à se confier s’ils ont besoin d’aide pour honorer un délai ou atteindre un objectif. C’est ce qu’il fait dans les messages qu’il envoie à ses étudiants, en écrivant la petite phrase suivante: “Si, pour une raison ou une autre, vous avez du mal à faire ce travail, n’hésitez pas à m’en parler.”

“Il n’y a rien d’extraordinaire d’un point de vue rhétorique. Cela tient seulement compte de la possibilité que le destinataire du message se trouve dans une situation exceptionnelle, qui l’empêche de répondre à cet e-mail comme il l’aurait fait d’ordinaire”, explique-t-il. En réponse à cette demande ouverte, des étudiants lui ont dit devoir s’occuper de parents malades, ne pas avoir accès à un ordinateur ou en baver à cause du chômage, ce qui impactait leur travail scolaire.

Il explique que, quand les gens vous disent sincèrement comment ils vont, vous pouvez approfondir ces conversations si cela est pertinent. Selon lui, cela participe de la réflexion à mener sur les nouveaux usages de la correspondance électronique en ces temps de pandémie.

Les messages convenus et les formules de politesse toutes faites sont accueillis différemment aujourd’hui.

“On n’y réfléchissait pas trop jusqu’alors. Quand quelqu’un nous disait: ’Je vous souhaite un bon week-end’, cela n’appelait aucune réponse ni aucun remerciement de notre part. C’est différent dans le cas présent”, ajoute-t-il.

Désormais, nous devons rédiger nos e-mails de manière “plus consciente, sincère et empathique”, conclut-il.

Cet article, publié sur Le HuffPost U.S, a été traduit par Laure Motet pour Fast ForWord.

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