Débordé(e) ? Mieux gérer son temps au travail
Pressions, sollicitations, tâches multiples… aujourd’hui il est facile de se retrouver au bord du burn out simplement parce que l’on n’a pas acquis de méthode pour réagir aux différentes choses que l’on à faire et qui peuvent se passer. Voici nos conseils pour être moins débordés et éviter l’apnée au travail.
Travaillez chronologiquement
On a tous tendance à traiter d’abord la dernière chose qu’on nous a demandée… alors qu’il faudrait faire l’inverse. Eviter de sacrifier les plus anciennes, voir de les oublier en revenant au début de votre liste plusieurs fois par jour.
Utilisez le module d’or
Travaillez par tranches de 1h30 maximum : cette durée est ce qu’on appelle « le module d’or». Ni trop long ni trop court, il est parfait pour exécuter une tâche ininterrompue sans subir de baisse de concentration. Ensuite, faite une courte pause pour remobiliser votre énergie.
Fixez-vous des objectifs mesurables
Un objectif ce n’est pas une activité à réaliser mais une tâche avec soit une échéance soit un chiffre. Exemple : « traiter mes mails » versus « avoir répondu à 20 mails d’ici ce soir ».
Fermez votre boîte mail
Evitez d’avoir votre boîte mail ouverte en permanence pour éviter les interruptions inopinées et les nouvelles demandes de tâches qui viennent vous déconcentrer. Idéalement, planifiez des moments entre chaque tâceh pour la consulter et répondre aux mails avant de la refermer.
Identifiez vos tâches les plus importantes
On considère que 20% seulement de nos activités produisent 80% de nos résultats ! Plus importantes que les autres, on les appelle les taches à « haut rendement » il faut apprendre à les identifier pour les faire passer en priorité. Cela évite l’impression de s’éparpiller et de n’avoir rien fait de sa journée.
Empêchez les interruptions
Coup de fil, collègue qui surgit dans le bureau… chaque interruption nécessite un laps de temps de re-concentration à chaque reprise qui, s’accumulant, représente une perte de temps pouvant aller jusqu’à une heure par jour !
Repérez les vraies urgences
Il n’est pas rare de recevoir des pressions qui donnent l’impression que tout est urgent. Voulant bien faire on peut parfois arrêter une tache au prfit d’une autre finalement moin urgente, au détriment de vos tâches à haut rendement. Sachez les désactiver.
Anticipez les imprévus
On pourrait croire que ce qui est imprévu est… imprévisible. Mais puisque les imprévus se répètent, on peut les anticiper, CQFD ! Et donc dégager du temps chaque jour pour les gérer.
Sachez dire non
Un coup de main par ci… entre collègues et supérieurs, on peut être débordés par la faite des autres. Alors avant d’aider les autres, aidez-vous, vous : refusez les missions injustifiées des profiteurs.
Pensez global
Utilisez un seul agenda pour vous organiser et inscrire les étapes importantes de votre journée, tant les tâches professionnelles que les activités personnelles. Accordez-leur à chacune une durée prédéfinie.
Aller plus loin : « Maîtriser la gestion du temps », éditions Demos, 17,90€
Formations sur http://www.ideal-formation.com
